Electronic evidence in general administrative procedure in Poland and Ukraine
Agnieszka Ziółkowska
University of Silesia in Katowice , Polandhttps://orcid.org/0000-0002-9933-2667
Abstract
The article is devoted to the process of the digitalisation of evidence-taking in administrative proceedings in Poland and Ukraine. The main research objective is to reconstruct the essence of an electronic document and to provide a comparative assessment of its evidentiary value in the process of establishing the facts of the case. Using the dogmatic-empirical and comparative law method, two research theses were formulated: 1) the effectiveness of establishing the facts of the case through the use of electronic evidence depends on the systemic interoperability of trust services and technical standards; 2) the full utilisation of electronic evidence is determined by the level of digital competences of administrative authorities and parties, which may constitute a barrier to the implementation of the principle of digital accessibility of public administration bodies. The considerations confirm the proposed theses, demonstrating that
– despite the principle of equal evidentiary value – the implementation of the electronic evidence standard may encounter technological and competence-related barriers. Moreover, they lead to the conclusion that the Ukrainian system demonstrates greater dynamism towards the automation of administrative proceedings. In conclusion, in response to the proposed theses, postulates for the harmonisation of international standards necessary for the mutual recognition of evidence in the context of Ukraine’s integration with the European Union were formulated. The need to replace the traditional written form with a durable electronic medium was indicated, as well as the necessity of systemic support for the digital competences of administrative authorities’ staff.
Keywords:
electronic evidence, official electronic document, foreign electronic document, digitalisation of administrative procedure, unnamed electronic evidenceReferences
Błażewski M., Automatyzacja pozyskiwania i analizowania danych jako przejaw informatyzacji czynności materialno-technicznych organów administracji publicznej podejmowanych w toku postępowania administracyjnego, w: Kierunki rozwoju jurysdykcji administracyjnej, red. M. Szewczyk, L. Staniszewska, M. Kruś, Warszawa 2022.
Бойко I.В., Зима О.Т., Соловйова О.М., Адміністративна процедура: конспектлекцій, заред. І.В. Бойко, Харків 2018 [Bojko I.V., Zima O.T., Solovjova O.M., Admìnìstrativna procedura: konspektlekcìj, zared. Ì.V. Bojko, Harkìv 2018].
Буханевич О., Проблеми впровадження електронних адміністративних послуг в Україні, Науковий вісник Херсонського державного університету, серія «Юридичні науки», 2015, випуск 3, том 2 [Buhanevič O., Problemi vprovadžennâ elektronnih admìnìstrativnih poslug v Ukraïnì, Naukovij vìsnikh Hersons'kogo deržavnogo unìversitetu, seria Ûridičnì nauki, 2015, vipusk 3, t. 2].
Bulat I., Pankevych I., Electronic Governance in EU Member States and Candidate Countries (Using the Example of Poland and Ukraine): Comparative Legal Analysis, Kwartalnik Prawa Międzynarodowego 2023, t. 4, nr 4.
Czubik P., Legalizacja krajowa dokumentów zagranicznych przeznaczonych do obrotu prawnego w Polsce oraz dokumentów krajowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą. Czynności notarialne konsula, Kraków 1998.
Czubik P., Elektroniczne klauzule apostille i elektroniczna weryfikacja autentyczności klauzul – zarys problematyki, Nowy Przegląd Notarialny 2009, nr 3.
Eysymontt M., The ‘mObywatel’ Application as a Sign of the Increase of Information of the Polish Society – Critical Remarks on the Practical Applicability of the Tool, Acta Iuridica Resoviensa 2022, nr 3 (38), DOI: 10.15584/actaires.2022.3.4.
Gajda-Durlik M., Use of Information Technologies in Administrative Evidence Proceedings – Selected Issues, Dyskurs Prawniczy i Administracyjny 2022, nr 2, DOI: 10.34768/dpia.2022.2.257.
Gajda-Durlik M., Dowód z dokumentu elektronicznego w ogólnym postępowaniu administracyjnym, Dyskurs Prawniczy i Administracyjny 2025, nr 1, DOI: 10.61823/dpia.2025.1.524.
Geburczyk F., Automatyzacja załatwiania spraw w administracji samorządowej a gwarancje procesowe jednostek. Uwagi de lege ferenda w kontekście ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), Samorząd Terytorialny 2021, nr 5.
Хлібороб H.Є., Місце та застосування нового Закону «Про адміністративну процедуру» у регулюванні публічних е-послуг [Hlìborob H.Ê., Mìsce ta zastosuvannâ novogo Zakonu «Pro admìnìstrativnu proceduru» u regulûvannì publìčnih e-poslug] ScienceRise: Juridical Science 2024, nr 1 (27), DOI: 10.15587/2523-4153.2024.301635.
Колпаков В.К., Лекція на тему «Стандарти доказування в адміністративному судочинстві», Юридичний науковий електронний журнал 2021, № 1 [Kolpakov V.K., Lekcìâ na temu «Standarti dokazuvannâ v admìnìstrativnomu sudočinstvì», Ûridičnij naukovij elektronnij žurnal 2021, nr 1].
T. Kosicki, w: B. Kwiatek, A. Skóra, Aplikacja mObywatel. Komentarz, Warszawa 2025.
Козинець І.Г., Кравченко В.Я., Окремі питання доказів та доказування в адміністративному судочинстві на сучасному етапі, Юридичний науковий електронний журнал 2021, № 2 [Kozinec' Ì.G., Kravčenko V.Â., Okremì pitannâ dokazìv ta dokazuvannâ v admìnìstrativnomu sudočinstvì na sučasnomu etapì, Ûridičnij naukovij elektronnij žurnal 2021, nr 2].
Микитюк М.А., Сопільник Л.І., Сутність публічних електронних послуг та їх адміністративно-правове регулювання, Академічні візії 2023, № 17 [Mikitûk M.A.,
Sopìl'nik L.Ì., Sutnìst' publìčnih elektronnih poslug ta ïh admìnìstrativno-pravove regulûvannâ, Akademìčnì vìzìï 2023, nr 17], DOI: 10.5281/zenodo.10077646.
Kwiatek B., Dokument elektroniczny w ogólnym postępowaniu administracyjnym, Warszawa 2020.
Kwiatek B., Dowody doręczenia elektronicznego w ogólnym postępowaniu administracyjnym, Studia Prawnoustrojowe 2024, nr 65.
Kwiatek B., Skóra A., Szelągowska K., w: Doręczenia elektroniczne. Komentarz, red. M. Adamczyk,
K. Wach, B. Kwiatek, A. Skóra, K. Szelągowska, Warszawa 2023 [wyd. el. LEX]. Політанський В.С., Організаційно-правові засади функціонування електронного урядування в Україні, Кропивницький 2024 [Polìtans'kij V.S., Organìzacìjno-pravovì zasadi funkcìonuvannâ elektronnogo urâduvannâ v Ukraïnì, Kropivnic'kij 2024].
Sibiga G., „Odwrócona cyfryzacja” w postępowaniu administracyjnym ogólnym po nowelizacji Kodeksu postępowania administracyjnego z 16.4.2020 r., Monitor Prawniczy 2020, nr 18.
Sibiga G., Zasada wykorzystania pism generowanych automatycznie do załatwienia indywidualnej sprawy administracyjnej (art. 14 § 1b KPA). Podstawa prawna czy zasada kierunkowa dla automatycznego podejmowania decyzji?, Monitor Prawniczy (dodatek specjalny) 2023, nr 6.
Szczepaniak S., Zasada pisemności w Kodeksie postępowania administracyjnego w nowym ujęciu, Monitor Prawniczy (dodatek specjalny) 2023, nr 6.
Siedlecki W., Postępowanie cywilne, Warszawa 1972.
Волох O., Генезис електронного урядування в Україні, Підприємництво, господарство і прав 2017, № 2 [Voloh O., Genezis elektronnogo urâduvannâ v Ukraïnì, Pìdpriêmnictvo, gospodarstvo ì praw 2017, nr 2].
Wilbrandt-Gotowicz M., Czaplicki K., Gryszczyńska A., Świerczyński M., Świtała K., Wojsyk K., w: Doręczenia elektroniczne. Komentarz, red. M. Wilbrandt-Gotowicz, K. Czaplicki, A. Gryszczyńska, M. Świerczyński, K. Świtała, K. Wojsyk, wyd. 2, Warszawa 2025.
Ziółkowska A., Foreign Document in the Administrative Proceedings, w: Free Movement of Goods and Persons across the Polish-Czech-Slovak Borders Legal Differences and Similarities, Katowice 2012.
Ziółkowska A., Postępująca informatyzacja administracji publicznej a wykluczenie cyfrowe obywateli, czyli czy istnieje zagrożenie inkluzji administracji publicznej? Przyczynek do dyskusji, w: Administracja w demokratycznym państwie prawa. Księga jubileuszowa Profesora Czesława Martysza, red. A. Matan, Warszawa 2022.
University of Silesia in Katowice https://orcid.org/0000-0002-9933-2667
License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
The Author declares that the Work is original and does not infringe any personal or proprietary rights of third parties, and that She/He has unlimited rights to the Work which are the subject of the Agreement signed with the Publisher.
Author of the publication transfers to the Publisher the economic copyrights to the Work (article) submitted for publication, free of charge, without time and territorial restrictions in the following fields of use:
a) production, recording and reproduction of the copies of the Work by a specific technique, including printing, magnetic recording and digital technology;
b) marketing, lending or rental of the original or copies of the Work, and distribution in the form of open access, in accordance with the license Creative Commons Attribution 4.0 International (also known as CC BY), available at: https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/legalcode.pl;
c) inclusing the Work in the composition of the collective work;
d) publishing on the website of the journal, public performance, exhibition, display, reproduction, broadcasting and rebroadcasting, and making the Work available to the public in such a way that everyone can have access to them in a place and at a time chosen by them;
e) uploading the Work in an electronic form to electronic platforms or other uploading of the Work in an electronic form to the Internet or other network.
The proprietary copyright to the Work is transferred to the Publisher free of charge upon signing the contract wit the Publisher.
