Instrukcja kancelaryjna KUL a instrukcje Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej i Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Porównanie normatywów kancelaryjnych

Tomasz Nowicki

Abstrakt

Współczesna kancelaria akt spraw jest prowadzona w oparciu o bezdziennikowy system kancelaryjny. Podstawą funkcjonowania tego systemu są trzy ważne normatywy kancelaryjno-archiwalne, do których zaliczamy instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt (będący często załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej) oraz instrukcję archiwalną. Bez tych regulacji sprawne funkcjonowanie nowoczesnej kancelarii i archiwum zakładowego (składnicy akt) jest niemal niemożliwe. Szczególnie istotna rola przypada instrukcji kancelaryjnej, której podstawową funkcją jest określenie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w danej instytucji oraz znormalizowanie postępowania z powstającą w jednostce dokumentacją. Prawidłowa budowa tego normatywu sprzyja bez wątpienia poprawie działania instytucji, optymalizuje procesy zarządzania dokumentacją, przyczynia się do racjonalizacji i udoskonalenia obiegu dokumentacji wewnątrz jednostki organizacyjnej oraz usprawnia i przyspiesza proces załatwiania spraw. Normatyw ten jest niezbędny także w szkołach wyższych, w tym zwłaszcza w uniwersytetach. Kancelaria uniwersytetu (rozumiana jako całość komórek organizacyjnych wykonujących czynności kancelaryjne formalne i merytoryczne), z racji rozbudowanej struktury takiej instytucji, jest mocno rozproszona. Posiadania prawidłowo skonstruowanej instrukcji kancelaryjnej (ale także i pozostałych normatywów) w przypadku uniwersytetów państwowych jest wymogiem ustawowym. W przypadku Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II nie ma przymusu prawnego, lecz z pewnością zalety stosowania tego normatywu były podstawą wprowadzenia go zarządzeniem Rektora KUL z 21 grudnia 2001 r. W artykule zostaje porównana wprowadzona wówczas instrukcja kancelaryjna z podobnymi normatywami obowiązującymi na dwóch polskich uniwersytetach, a mianowicie Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej oraz Uniwersytecie Śląskim. Najważniejszym wnioskiem wynikającym z tego porównania jest wykazanie konieczności wprowadzenia nowej regulacji kancelaryjnej na KUL.